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文档加密的作用有哪些?

发布时间:2020-08-17 来源: 浏览次数:3428次

现在许多企事业单位越来越开始注重文档的安全性与严密性了,因为如果企事业的文档能被他人随意地打开也就没有安全性可言,任何人都可以随意地去篡改、拷贝文档中的内容,那么企事业单位的数据安全将受到威胁。所以文档加密就显得十分有必要了,而文档加密所起到的作用是什么呢?

一、加强文档的安全性

将重要的文档进行加密,并且设置用户的访问权限,其他外部人员均无法打开,只有获取该权限的用户才有资格打开文档。同时,限制用户的使用权限,极大程度上阻止了那些有意要篡改、拷贝其中内容的人,提高文档的安全性。

二、防止文档丢失                

文档加密的一大作用是为了防止丢失,因为可能存在员工出差或离职时,将文档有意或无意的删除,造成文档丢失的现象,从而导致公司的业务和形象受到一定影响。如果想要有效避免这类事情的发生,可以选择对文件进行智能备份,保障了企业数据安全管理。

三、规范员工的操作行为                   

文档加密软件是在员工使用文档时对其的操作行为进行记录,以便为后续的安全事件发生有据可循,防止员工工作失误后,责任相互推诿的现象发生,能够有效规范员工的操作行为,不做损害公司的事情。文档加密之后只要有人在电脑上对文档操作、登录,都有详细日志记录下来。

所以,当了解了以上三个文档加密的作用以后能够知道,文档加密在工作当中能够给客户提升文件的安全性,除了客户之外的人无法轻易地去阅读文档内容,极大程度上保障了文档内容的私密性以及客户的利益,也规范了员工的操作行为,为内部泄密行为提供有力证据,减少安全事件发生的概率。

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