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如何管控企业文件外发权限?全面保障企业数据核心资产!

发布时间:2020-12-18 来源: 浏览次数:4694次

在数字化时代,数据安全“重于泰山”,尤其是当前的企业运营与互联网息息相关,越来越多的电子文档替代纸质文档的形式存储、发送,电子文档的交流体现在企业各个应用环节,而由于电子文档的特殊性,传输渠道繁多,如果这些核心资产在对外业务往来中发生泄漏,无疑给企业造成巨大的损失。

因此,建立完善且全面的数据安全防护体系至关重要!

分析各类型泄密途径

· 员工可随意导出业务系统中的资料数据,导致客户信息泄露或被非法贩卖。

· 业务系统使用者,可以通过截图、邮箱外发等方式将数据带走。

· 发给第三方单位的最终效果图没有任何限制,容易遭到对方盗用设计效果图。

· 由于终端电脑上无外接设备准入管控,任何U盘可直接拷贝带走重要文档。

· 外出或在家办公时,脱离企业内网环境下的文档安全无法管控。

天锐绿盾加密软件充分考虑外发文档的易扩散特性,提供专业可靠的数据安全解决方案。

1. 智能传输加密 保障文件安全性

智能识别敏感内容文件,自动审核和过滤,当员工编辑的文件中包含敏感信息时才进行加密。智能化判断,提高办公效率。同时,通过设置外发文档的身份认证、访问权限来防止外发文件的窃取和滥用。

2. 完整的行为记录 管控文件的流向

完整记录用户行为,包括文件操作记录、程序使用日志、USB外发日志和上传下载日志,支持日志检索和审计追溯。当出现泄密事件时,可通过审批日志以及屏幕追踪,定位事件责任人。

3. 规范化管理 提高外发效率

当加密文件外发给第三方人员时,需要通过上级审批,才能将加密文件进行解密外发。系统支持自定义审批流程,进行申请离线、申请解密、申请打印外发、申请直接外发等。审批方式多样化,审批员可以在客户端、WEB端以及手机端进行审批,也可以通过验证码进行审批,大大提高了办公效率。

4.创建安全内网 网络办公环境

对外出或在家办公的员工,通过管理人员给予其有限的离线授权,允许外出继续使用加密文档,文档仍能保持加密状态,不影响正常办公。同时,终端电脑生成的文件都将自动加密,防止数据外泄,重新联网后,系统会将自动上传到审计日志,记录用户离线期间的操作行为。

 

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