许多公司都经历或听闻过由于文件资料被泄露，导致机密外泄造成重大影响的恶性事件。由于电子文件含有大量的机密信息，管理者们越来越重视关于文件安全保护的问题。

一般企业防止文件泄密主要有两种解决方案：一是管控企业内部的所有对外出口，以监控或禁止网络、USB、光驱等对外出口为手段防止机密文件外发；二是对文件进行实时加密，确保在企业内部这些文件可以正常使用，一旦外发便会显示加密而无法查看。

使用天锐绿盾文件加密软件，能有有效地对外发文件进行及时强大的安全防护。当企业在外发文件时都是以明文的方式提供给合作企业，而这就存在巨大的泄密风险，而文件加密软件能把明文自动变成加密文件，天锐绿盾的外发文件加密功能支持用户针对外发文件的重要性不同授予不同的认证方式和访问权限。设置成功后，外发文件可通过各种方式外发。外部用户无需安装客户端，即可在授权范围内访问该文档。

企业在部署天锐绿盾文件加密软件后，需要外发人员在已安装外发管理软件的电脑上，插上已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可制作外发文档。