随着企事业单位的快速发展，文档以电子文档方式为企事业单位承载着越来越多重要的信息。而由于电子文档的容易散播性，导致企事业单位在外发给客户或合作伙伴的重要资料，都可能被以明文的形式进行非法篡改、无序传播等，这使得企事业单位所做的大量工作付之一炬，严重危害了自身的利益。因此，企事业单位即要保护自身的利益，同时又想将必要的数据与外界交流，文件外发数据安全便是必不可少的一项措施。

文件外发管理软件主要有如下功能特点：

（一）外发人员身份认证

外发人员在已安装外发管理系统的电脑上，插入已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可进行文件外发。

（二）外发文件身份认证控制

外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同的认证方式；外发文档的访问认证方式：口令、机器码、PC绑定、联网证书等方式。

（三）外发文件阅读权限控制

外发文件可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文件不同操作权限。

（四）文件外发管理软件可控制多种权限

包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、防止内容拖拽、拷屏和设置自动销毁等权限。

文件外发管理软件技术优势：采用虚拟盘的方式保护文件安全性的同时，结合HOOK对文件的操作权限进行控制，来实现外发文件的防二次扩散技术。