许多企业都在饱受着文档泄密的困扰，由于对文档安全的不够重视或者疏忽，导致公司内的机密资料遭到员工非法外发泄露、工作需要外发被窃取、保存在U盘上的文件不慎丢失等等一系列要命的操作，给企业带来重大损失，担心文件丢失到底应该怎么做才能确保不会发生上述种种情况发生？

针对工作需要、业务往来我们不可避免文件外发，因此只有对其进行强有力的文件加密措施才能防止丢失。对此我们可以进行如下方法：

在外发人员的电脑上安装文件加密软件，插上已授权的USBKEY进行合法身份认证后，才可制作外发文档。根据外发文件重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文档不同的认证方式，如：口令、机器码、PC绑定、联网证书等。根据需要设置不同的操作权限，包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、禁止复制、禁止拷贝和自动销毁等。当外发文件发给客户之后，如果客户有做修改，可以把修改之后的外发文件回收，回收之后的文件为原来的文件格式。

当然，使用文件加密软件需要选择好的品牌，天锐绿盾文件加密软件的文档外发管理系统采用虚拟盘的方式保护文件安全性的同时，结合HOOK对文件的操作权限进行控制，来实现外发文件的防二次扩散技术，支持用户针对外发文档的重要性不同授予不同的认证方式和访问权限。设置成功后，外发文档可通过各种方式外发。外部用户无需安装客户端，即可在授权范围内访问该文档，确保外发文档安全。