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文档管理系统如何实现对指定用户分级分类使用文件?

发布时间:2020-11-23 来源: 浏览次数:2018次

由于企业的业务需要,有些文件属于公开文件,供第三方人员查看;而部分文件需要严加保密,只有核心人员才有权限访问。如果不使用专业的软件就无法做到这一点,但是在使用文档管理系统‍之后,可以实现对指定用户分级分类使用文件。那么,在使用文档管理系统‍的时候应该如何操作呢?

1. 设立不同的分组

文档管理系统‍里的组,通常被用来建立不同的部门,例如开发部可以单独设立一个名为“开发部”的组,销售部可以单独设立“销售部”,财务部设成“财务部”等等。每个部门都单独设立一个专属自己的组,然后把本部门的员工加入进来,员工把自己部门的文件传到自己部门组里之后,非本部门的员工就无法看到这些文件。如果是需要跨部门施行的项目,使用文档管理系统‍时,则可以设立项目组,把相关的员工放进这些项目组里,以后传到这个项目组的文件,就只有该项目的组员才能看到,其他员工则看不到这些文件。

2. 设置文件夹权限

如果不想让本组的成员看到某些文件,在使用文档管理系统‍之时,除了安装上述方法建立项目组别之外,还可以回到“文件管理”界面,对组内的文件夹设置禁止权限打开访问、复制、修改等权限。例如销售部组的“合同”文件夹不能对所有组员公开,就可以将相应员工选中后添加为禁止权限,那么里面上传的合同,不仅其他组别的员工看不到,就连本组没有授权的组员也看不到。

使用文档管理系统‍后可以对文件进行更好的管理,不过现在各种类型的管理系统众多,不同的系统在使用方法上有些许的区别,所以,要想实现某些文件只对指定用户分级分类使用文件,大家就要先了解文档管理系统功能以及熟悉具体的操作方法。


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